Toplantılarda, Beklenmeyen Durumlara Hazırlıklı Olmak

Bir önceki yazımızda, bir satınalma/satış toplantısına nasıl hazırlanmak gerektiğini anlatmış ve eklemiştik: Ne kadar hazırlanırsanız hazırlanın, mutlaka çalışmadığınız yerden sorular gelir:) Hatta, beklenmeyen sorulara yeterince hazırlık diye bir şey yoktur demiştik. Yine de bir şeyler yapılabilir diye düşünüyoruz. Sorulan soruya hazırlıksız yakalandık diye paniklemek yok. Bu duruma da olabildiğince hazırlanmak, yine birkaç alternatifle çalışmak gerek. Gelin o halde bakalım, neler yapabiliriz:

• Olası soruları konu başlığı bazında kategorize edin

• Kategori içinde yanıtlanması en kolay ve en zor soruları belirleyin, arayı diğer olası sorularla doldurun

• Bazı soru tiplerine çalışın, ekip olarak birlikte olası cevapları çalışın. Beyin fırtınası burada işe yarayacaktır. Her bir olası soruya cevap seçerek ekip olarak bu cevabı kaydedin. Böylelikle hangi müşteri ve hangi ekip üyesi eşleşirse eşleşsin “hazır ara cevap” ların verildiğinden emin olursunuz. Kurum hafızanız da böylece oluşur ve ekibe yeni katılan çalışanlar bu hafızadan yaralanabilir.

• Toplantı anında yanıtlamak istemediğiniz sorulara standart cümleler hazırlayın.

Örnek 1:Çok güzel bir soru, bunun üzerinde çalışalım.

Örnek 2:Bu konuyu şimdilik park edelim, diğer konuya bakalım.

Örnek 3:.......(isim) kişinin de dahil olduğu ayrı bir görüşme ayarlayalım.

Ayrıca, yanlış mesaj vermiş olmamak için eğer ilgili konunun çözümünün çok zor olduğunu düşünüyorsanız, "çok zor ama yine de üzerinde çalışalım" gibi ikinci bir ifade eklemeniz doğru olur.

• Karmaşık veya yanlış anlamış olmanıza müsait soruları aynalama yöntemi ile ama netleştirerek karşı tarafa tekrar edin, “…….. sorduğunuzu anlıyorum, doğru mu?” diye teyid edin. Böylelikle cevapta gereksiz detaylardan hatta vermemeniz gereken bilgilerden kaçınmak mümkün olur ve zaman kazanırsınız.

• İletişim dili çok önemlidir, sizin için stratejik bir bilgiyi açığa çıkarmanız gereken bir durumda kaldıysanız bile beden dilinize ve sözlü dilinize yine de hakim olmalısınız. Bu konuda kendinize güvenemiyorsanız, toplantıda paslaşabilmeniz için yanınızda yetkin birini bulundurun. İyi adam-kötü adam tekniğini kullanacaksanız önceden prova edin veya eğitim/danışmanlık alın. Özellikle tek seferde bitmeyip seri toplantılar olarak süregiden görüşmelerde aynı şekilde sürdürülmesi zor bir tekniktir.

• Yetki alanı ve seviyelerini ekibiniz içinde çok net şekilde belirleyin. Hangi soruların cevabı hangi yetki seviyesine giriyor, yukarıda yazdığımız ön çalışmanıza yetki açısından da bakın.

Bu kadar ön çalışma ve hazırlığa rağmen hatalar yapılabilir, potlar kırılabilir. Karşınızdakinin iletişim şekli nedeniyle oldukça zorlanabilirsiniz de. Önemli olan, bu kurumun kapısından girerken neyi hedeflediğiniz ve çıktığınızda o hedefe ne kadar yaklaştığınızdır. Aradaki bazı hatalar ve yanlış anlaşılmalar, artçı iletişimlerle düzeltilebilir. Odağınızda ve büyük resimde kalmaya devam edin.

#satış #pazarlama #perakende

Bir önceki yazımıza https://www.newyorkdanismanlik.com/post/satis-satinalma-toplantilarina-iyi-calismak linkinden ulaşabilirsiniz.